Fallstudie: Allergika Pharma GmbH

Kunde: Allergika Pharma GmbH, ein Unternehmen der AVIA Pharma
Branche: Pharma
Projektleitung: Maurice Ender (Allergika Pharma) & Alexander Hammerschmied (ArztAPI)

In der dynamischen Welt des Pharmamarktes sind aktuelle und präzise Daten über medizinisches Fachpersonal (Healthcare Professionals, HCPs) der Schlüssel zum Erfolg. Für die Allergika Pharma GmbH, ein führendes Unternehmen im Bereich Allergologie, war die Beschaffung und Pflege dieser Daten ein wiederkehrender, kosten- und zeitintensiver Prozess. Erfahren Sie, wie durch die Implementierung der ArztAPI eine veraltete, fehleranfällige Methode durch eine automatisierte, verlässliche und zukunftssichere Lösung ersetzt wurde.

Die Herausforderung: Der Kampf mit statischen Datenlisten

Wie viele Unternehmen in der Branche verließ sich Allergika Pharma bisher auf den jährlichen Zukauf von statischen HCP-Listen, um den Vertrieb mit Kontaktdaten von Allgemeinmedizinern und Allergologen zu versorgen. Dieser Ansatz war jedoch mit erheblichen Problemen und Ineffizienzen verbunden:

• Hohe Daten-Obsoleszenz: Der deutsche Gesundheitsmarkt ist ständig in Bewegung. Jeden Monat ändern bis zu 5 % der Ärzte ihre Adresse, Praxis oder ihren Aktivitätsstatus. Gekaufte Listen waren oft schon bei Lieferung teilweise veraltet.
• Mangelhafte Datenqualität: Die Listen enthielten zahlreiche Fehler wie Duplikate, veraltete Einträge, falsche Kontaktdaten und simple Schreibfehler. Ein Arzt, der an zwei Standorten tätig ist, erschien oft als zwei separate Kontakte, was zu doppelten Besuchen führte.
• Enormer manueller Aufwand: Ein Vollzeitmitarbeiter war wochenlang ausschließlich damit beschäftigt, die gekauften Daten händisch zu bereinigen, zu deduplizieren und für den Import aufzubereiten. Dieser Prozess kostete nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern war auch extrem fehleranfällig.
• Frustration im Außendienst: Trotz sorgfältigster Aufbereitung stand das Vertriebsteam immer wieder vor unangenehmen Überraschungen: Adressen existierten nicht, Telefonnummern waren falsch, oder bereits besuchte Ärzte wurden an einem zweiten Standort erneut aufgesucht. Das untergrub die Effizienz und die Moral des Teams.
• Komplizierter CRM-Import: Die Daten wurden in uneinheitlichen CSV-Formaten von verschiedenen Anbietern geliefert. Der Import in das bestehende CRM-System war ein technisches Minenfeld, bei dem das Risiko bestand, bestehende, über Jahre gepflegte Datensätze versehentlich zu überschreiben oder zu löschen.

Kurz gesagt: Der Prozess war teuer, langsam, unzuverlässig und eine ständige Quelle für operative Ineffizienz.

Die Lösung: Dynamische Datenintegration mit ArztAPI

Um diesen Kreislauf zu durchbrechen, entschied sich das von Maurice Ender geleitete Team von Allergika Pharma für einen radikal neuen Ansatz. Statt weiterhin in statische Listen zu investieren, wurde in Zusammenarbeit mit Alexander Hammerschmied von ArztAPI eine direkte, automatisierte Anbindung an ihre Datenbank geschaffen.

Die Lösung basierte auf der leistungsstarken GraphQL API von ArztAPI und wurde mittels n8n als Automatisierungsplattform nahtlos in das CRM-System von Allergika Pharma integriert.

Die Implementierung revolutionierte den gesamten Datenmanagement-Prozess:

1. Einmalige Einrichtung, dauerhafter Nutzen: Anstatt jährlicher, manueller Prozesse wurde eine einmalige Automatisierung aufgesetzt. Diese sorgt dafür, dass die HCP-Daten im CRM kontinuierlich mit der zentralen ArztAPI-Datenbank abgeglichen werden.
2. Quartalsweise, automatische Updates: Die gesamte Datenbank wird nun quartalsweise automatisch überprüft. Dabei werden Änderungen nicht nur überschrieben, sondern intelligent verarbeitet:
   • Adressen, Telefonnummern und Sprechzeiten werden aktualisiert.
   • Ärzte, die in den Ruhestand gehen oder die Praxis schließen, werden als “inaktiv” markiert.
   • Neue, relevante HCPs werden automatisch angelegt.
3. Intelligente Datenstruktur: ArztAPI liefert nicht nur eine flache Liste. Die Daten sind intelligent strukturiert und verknüpft (Multi-Role Linking). Das System unterscheidet klar zwischen Personen (Professionals), Praxen (Facilities) und Standorten (Locations). Dadurch wird das Problem der doppelten Arztbesuche an verschiedenen Standorten elegant gelöst.

Wichtig: Dieser Prozess dient der Verifizierung und Anreicherung der bestehenden Datenbasis. Bei neu angelegten Kontakten obliegt es Allergika Pharma, die Einwilligung für eine werbliche Ansprache gemäß DSGVO und UWG einzuholen. Die ArztAPI liefert die korrekten Daten, nicht die Erlaubnis zur Kontaktaufnahme.

Das Ergebnis: Zeit, Geld und eine neue Datenkultur

Die Umstellung von statischen Listen auf die dynamische ArztAPI-Integration führte bei Allergika Pharma zu sofortigen und messbaren Erfolgen:

• Massive Kosteneinsparung: Die Vollzeitstelle, die zuvor für die manuelle Datenaufbereitung benötigt wurde, konnte für wertschöpfendere Aufgaben eingesetzt werden. Die jährlichen Kosten für den Einkauf veralteter Listen entfielen ebenfalls.
• Zeitersparnis von über 95 %: Der wochenlange manuelle Prozess wurde auf einen automatisierten, im Hintergrund laufenden Abgleich reduziert. Das spart dem Unternehmen jährlich mehr als 1.500 Arbeitsstunden.
• Maximale Datenzuverlässigkeit: Der Außendienst kann sich nun zu 100 % auf die Daten im CRM verlassen. “No-Shows” aufgrund falscher Adressen oder Telefonnummern gehören der Vergangenheit an. Die Effizienz und Planungssicherheit sind drastisch gestiegen.
• Single Source of Truth: Das CRM-System wurde zur zentralen, immer aktuellen Quelle für HCP-Daten. Manuelle Fehler und das Risiko des Überschreibens wertvoller Altdaten wurden eliminiert.
• Zukunftssicherheit und Skalierbarkeit: Das System ist flexibel und wächst mit dem Unternehmen. Neue Anforderungen oder eine Expansion in neue Fachgebiete können einfach über die API abgebildet werden, ohne den manuellen Aufwand zu erhöhen.

Fazit

Die Zusammenarbeit zwischen Allergika Pharma und ArztAPI ist ein Paradebeispiel dafür, wie moderne API-Lösungen veraltete und ineffiziente Prozesse ersetzen können. Durch die Abkehr von statischen Datenlisten und die Hinwendung zu einer lebendigen, automatisierten Datenintegration konnte Allergika Pharma nicht nur erhebliche Mengen an Zeit und Geld sparen, sondern auch die Grundlage für einen effizienteren Vertrieb und eine nachhaltige Datenstrategie schaffen.

Investieren Sie noch immer wertvolle Ressourcen in die manuelle Pflege Ihrer HCP-Daten?

Entdecken Sie, wie ArztAPI auch Ihr Datenmanagement transformieren kann. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Demo.